Mendapatkan tempat magang atau Praktik Kerja Lapangan (PKL) yang sesuai dengan jurusan adalah impian setiap siswa SMK dan mahasiswa. Namun, sebelum kamu bisa mempraktikkan ilmu di perusahaan, ada satu gerbang administrasi yang harus dilewati: mengirimkan surat permohonan PKL.
Surat ini adalah perwakilan dari sekolah atau kampusmu sekaligus menjadi impresi pertama di mata HRD perusahaan. Jika suratmu berantakan, tidak memiliki format baku, atau salah alamat, besar kemungkinan permohonan magangmu akan ditolak. Artikel ini akan memandu kamu memahami cara membuat surat permohonan magang yang rapi, profesional, dan berpeluang besar untuk diterima.
Siapa yang Sebenarnya Membuat Surat Permohonan PKL?
Banyak siswa yang bingung, apakah surat ini diketik sendiri oleh siswa atau dibuatkan oleh sekolah?
Jawabannya: Surat permohonan resmi harus dikeluarkan dan dicetak oleh pihak instansi pendidikan (sekolah/kampus). Kamu tidak bisa membuat surat ini sendiri menggunakan kertas HVS biasa tanpa adanya Kop Surat resmi dan stempel dari sekolah.
Namun, di banyak kasus, bagian Tata Usaha (TU) sekolah meminta siswa untuk mengetik draft-nya terlebih dahulu, barulah sekolah yang akan mengecek, mencetak, dan memberikan stempel. Oleh karena itu, kamu wajib tahu struktur dan cara menyusunnya.
👉 Sudah kirim surat permohonan dan diterima? Pelajari langkah selanjutnya mengenai Surat Pengantar PKL di sini!
Struktur Surat Permohonan PKL yang Wajib Ada
Jika kamu diminta untuk membuat draft atau sekadar ingin mengecek apakah surat dari sekolahmu sudah benar, pastikan komponen-komponen surat resmi berikut ini terpenuhi:
-
Kop Surat (Kepala Surat): Berisi nama instansi pendidikan, logo, alamat lengkap, nomor telepon, dan email resmi.
-
Nomor Surat & Lampiran: Nomor registrasi surat keluar dari Tata Usaha. Lampiran biasanya diisi “1 Berkas” (jika kamu melampirkan proposal atau CV).
-
Hal / Perihal: Tulis secara spesifik, contohnya: Permohonan Praktik Kerja Lapangan (PKL).
-
Tujuan Surat: Ditujukan kepada pimpinan perusahaan atau HRD lengkap dengan alamat perusahaannya. Hindari penggunaan “Di Tempat”, usahakan tulis nama kota dengan jelas.
-
Isi Surat (Pendahuluan): Penjelasan mengenai dasar pelaksanaan PKL (sebagai kurikulum wajib pendidikan).
-
Isi Surat (Inti): Memuat durasi waktu pelaksanaan (tanggal mulai hingga selesai) serta daftar nama siswa, Nomor Induk (NIS/NIM), dan asal jurusan.
-
Penutup: Kalimat harapan agar pihak perusahaan bersedia menerima, diakhiri dengan ucapan terima kasih.
-
Tanda Tangan dan Stempel: Ditandatangani oleh pejabat berwenang (Kepala Sekolah, Dekan, atau Ketua Jurusan) lengkap dengan stempel basah instansi.
Contoh Format Surat Permohonan PKL
Berikut adalah template dasar yang bisa kamu gunakan untuk menyusun draf. Sesuaikan bagian di dalam kurung siku [...] dengan data yang relevan:
KOP SURAT INSTANSI PENDIDIKAN
Nomor : [Nomor Surat dari TU]
Lampiran : 1 (Satu) Berkas
Hal : Permohonan Praktik Kerja Lapangan (PKL)
Yth. HRD / Pimpinan [Nama Perusahaan Tujuan]
Jl. [Alamat Lengkap Perusahaan]
[Nama Kota Perusahaan]
Dengan hormat,
Dalam rangka membekali siswa/mahasiswa dengan keterampilan praktis di dunia kerja serta sebagai salah satu syarat kelulusan program pendidikan di [Nama Sekolah/Kampus], kami mewajibkan peserta didik kami untuk mengikuti program Praktik Kerja Lapangan (PKL).
Sehubungan dengan hal tersebut, kami dari pihak [Nama Sekolah/Kampus] bermaksud mengajukan permohonan kesediaan Bapak/Ibu untuk dapat menerima siswa/mahasiswa kami guna melaksanakan PKL di instansi/perusahaan yang Bapak/Ibu pimpin.
Adapun pelaksanaan PKL ini direncanakan selama [Jumlah] bulan, terhitung mulai tanggal [Tanggal Mulai] s.d. [Tanggal Selesai]. Berikut adalah data peserta didik yang akan mengikuti kegiatan tersebut:
-
Nama : [Nama Lengkap 1]
NIS/NIM : [Nomor Induk 1]
Jurusan : [Nama Jurusan 1]
-
Nama : [Nama Lengkap 2]
NIS/NIM : [Nomor Induk 2]
Jurusan : [Nama Jurusan 2]
Sebagai bahan pertimbangan Bapak/Ibu, bersama surat ini kami lampirkan Proposal/CV dari peserta didik yang bersangkutan.
Besar harapan kami agar permohonan ini dapat dikabulkan. Atas perhatian, bantuan, serta kerja sama yang baik dari Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
[Nama Kota], [Tanggal Surat Dibuat]
Kepala Sekolah / Dekan,
(Tanda Tangan & Stempel Resmi)
[Nama Lengkap Pejabat & Gelar]
NIP. [Nomor Induk Pegawai]
Kesulitan Mencari Tempat PKL yang Pasti Menerima?
Sudah mengirimkan surat permohonan PKL ke berbagai perusahaan, tapi tidak kunjung mendapat balasan atau malah ditolak karena kuota penuh? Jangan khawatir!
Tempat PKL Medan membuka kesempatan seluas-luasnya bagi siswa SMK maupun mahasiswa dari berbagai jurusan untuk melaksanakan magang. Proses administrasi di tempat kami sangat cepat, jelas, dan tanpa ribet. Tidak hanya itu, kamu akan mendapatkan bimbingan praktik langsung dari para profesional di bidangnya!
Amankan kursi magangmu sekarang sebelum periode ini ditutup!
📍 Alamat: Jl Bunga Rinte Raya Ruko Bisnis Komplek Puri Zahara 2 Blok R03, Medan.
📱 WhatsApp / Pendaftaran: 0812-6462-0119
FAQ (Pertanyaan yang Sering Diajukan)
1. Apakah boleh mengirimkan surat permohonan PKL dalam bentuk file PDF via Email/WhatsApp?
Boleh, asalkan perusahaan tujuan memang membuka jalur pendaftaran magang secara online. Pastikan surat sudah ditandatangani dan distempel asli oleh sekolah sebelum di-scan ke format PDF.
2. Berapa lama idealnya waktu yang dibutuhkan untuk menunggu balasan perusahaan? Umumnya perusahaan membutuhkan waktu 7 hingga 14 hari kerja untuk mengecek kuota ketersediaan divisi. Jika lewat dari waktu tersebut belum ada balasan (Surat Balasan PKL), kamu berhak menghubungi HRD untuk melakukan follow-up.
3. Bolehkah satu surat permohonan berisi lebih dari 5 nama siswa?
Boleh saja, namun sangat disarankan maksimal 3-4 orang dalam satu kelompok pengajuan. Terlalu banyak siswa dalam satu permohonan biasanya membuat perusahaan ragu karena keterbatasan mentor dan ruang kerja.